Coda virtuale per ristoranti: come funziona e quale scegliere
Una coda virtuale tiene il turno del cliente senza tenere il cliente in fila. Prende il numero al bancone, si allontana, e il suo stesso telefono lo richiama quando l’ordine è pronto. Il metro quadro davanti alla cassa torna a essere un passaggio.
Questa pagina parla del sistema in sé, non di come accorciare una fila: cosa fa, come si installa a un bancone o in un food court, in cosa è diversa da una lista d’attesa per i tavoli e da un disco cercapersone, e cosa chiedere prima di scegliere. Bipresto è uno di questi sistemi, gratuito e senza hardware, e questa pagina dice con la stessa chiarezza cosa non fa.
- Zero dischiniente da comprare, ricaricare o pulire
- Un numerodato alla scansione, posizione in diretta
- Una locandinaè tutta l’attrezzatura necessaria
- Lo stesso giornotra la decisione e il primo cliente chiamato
In breve
- Una coda virtuale tiene il posto, così il cliente può sedersi, uscire un momento o entrare nel negozio accanto senza perderlo.
- Il ricevitore è il telefono del cliente, quindi non c’è un parco dischi da dimensionare né un tetto al numero di persone in attesa.
- Non è una lista d’attesa per i tavoli e non è un cercapersone: tre strumenti per tre attese diverse.
- Con Bipresto l’avviso è una pagina web che suona e vibra: nessun SMS e nessuna app, quindi niente da pagare a messaggio.
- Un cliente senza smartphone riceve un numero a mano ed entra nella stessa lista degli altri.
Che cos’è esattamente una coda virtuale
Una fila normale è un oggetto fisico: una sequenza di persone il cui ordine esiste solo perché ognuna vede quella davanti. Togliete le persone dal corridoio e l’ordine sparisce con loro. È per questo che si resta davanti al bancone anche sapendo che ci vorrà un po’.
Una coda virtuale separa le due cose. L’ordine vive su uno schermo, da voi, e ogni cliente porta con sé la prova del proprio posto: un numero, sul suo telefono. Non ha più bisogno di essere visibile per esistere nella fila, quindi può sedersi in sala, aspettare sul marciapiede o andare a comprare qualcosa accanto. Quando è il suo turno, è il sistema che va a cercarlo.
La parola virtuale non descrive quindi una tecnologia: descrive ciò che è sparito, cioè la fila. Tutto il resto resta, a partire dall’ordine di arrivo, che continua a valere. Il cliente non guadagna un posto migliore, guadagna il diritto di non stare in piedi per tenere il suo.
- Il posto è tenuto dal sistema, non dalla presenza fisica del cliente.
- Il cliente porta con sé la prova del turno: un numero sul telefono.
- L’ordine di arrivo non cambia, quindi non si salta la fila.
- L’avviso va verso il cliente, invece che il cliente verso il bancone.
Come funziona, dal QR code alla suoneria
Per il cliente sono tre gesti. Inquadra con la fotocamera il QR code appoggiato al bancone, lascia un indirizzo e-mail e un numero di telefono, e la sua pagina si apre con un numero d’ordine. Quella pagina gli dice in diretta a che punto è: tre ordini prima del tuo, poi tocca a te. Tocca una volta un pulsante per autorizzare il suono, perché nessun browser lascia suonare una pagina senza quel gesto, e tiene la scheda aperta con lo schermo acceso.
Dal vostro lato serve uno schermo, quello che avete già: telefono, tablet o computer. Gli ordini si allineano in due colonne, quelli da preparare e quelli che aspettano il proprio cliente. Quando il piatto esce, toccate la riga. Il suo telefono suona, vibra, mostra il numero a tutto schermo e fa lampeggiare il titolo della scheda.
Due dettagli fanno la differenza nell’ora di punta. Sull’ordine vedete se l’avviso è stato visto, quindi sapete chi sta arrivando e chi non si è accorto di nulla. E con un tocco lo fate suonare di nuovo, invece di chiamare un nome una seconda volta sopra il rumore della macchina del caffè.
Conviene dire chiaramente cosa non avviene, perché su questo il mercato resta vago: con Bipresto non parte nessun SMS e non si installa nulla. L’avviso è la pagina web che il cliente ha lasciato aperta. È per questo che non c’è niente da pagare a messaggio, ed è anche per questo che conta la frase detta in cassa: inquadra, tieni la pagina aperta, il telefono suonerà.
- Il cliente inquadraBasta la fotocamera. Lascia e-mail e telefono e riceve il suo numero.
- Vede la sua posizioneLa sua pagina mostra in diretta quanti ordini passano prima del suo.
- Aspetta dove vuoleIn sala, ai tavolini fuori, sul marciapiede. Il turno tiene anche senza di lui.
- Voi toccate prontoIl suo telefono suona e vibra, e voi vedete se ha visto l’avviso.
Coda virtuale, lista d’attesa e disco: tre cose diverse
Tutte e tre chiamano qualcuno al momento giusto, e la somiglianza finisce lì. Una lista d’attesa per i tavoli gestisce gruppi che aspettano di sedersi: conta quante persone sono, l’ordine non è rigido, e l’attesa si misura spesso in quarti d’ora. Una coda di bancone gestisce ordini: rigorosamente in ordine di arrivo, e il rischio non è il gruppo che se ne va, ma il piatto che si raffredda.
Il disco cercapersone, invece, non è una coda: è un ricevitore. È l’oggetto che consegnate perché il cliente resti raggiungibile, ed è la parte che il telefono nella sua tasca sostituisce meglio. Si può quindi avere una coda virtuale senza un solo disco, e si può avere una scatola di dischi senza nessuna coda organizzata, solo un blocchetto e buona memoria.
Questa distinzione finisce dritta nel bilancio. Un parco dischi limita la vostra sala d’attesa al numero di ricevitori comprati, e quel limite si paga in anticipo, dimensionato sul vostro momento peggiore. Una coda virtuale non ha limite, perché ogni cliente porta il proprio ricevitore.
Nel food court la differenza è più netta che altrove. In una galleria condivisa non c’è posto per una base di ricarica per ogni banco, e un cliente che ha ordinato a due banconi si ritrova due dischi in mano. Due numeri su un telefono sono semplicemente più comodi, e lui mangia dove ha trovato posto.
| Che cosa si aspetta | Il ricevitore | Il tetto | |
|---|---|---|---|
| Lista d’attesa tavoli | Un posto a sedere, per un gruppo | Il telefono del cliente | La capienza della sala |
| Disco cercapersone | Un ordine pronto | Un disco prestato | Il numero di dischi |
| Coda virtuale | Un ordine pronto, in ordine di arrivo | Il telefono del cliente | Nessuno |
Cosa chiede un parco dischi
- Un acquisto deciso prima di conoscere la punta.
- Una presa per la base di ricarica, sempre occupata.
- Una passata di panno tra due clienti, ogni volta.
- Una conta alla chiusura e i pezzi di ricambio.
Cosa chiede una coda virtuale
- Una locandina stampata, appoggiata al bancone.
- Uno schermo che il personale ha già aperto.
- Una frase in cassa, sempre la stessa.
- Un numero a mano per chi non inquadra.
Sette punti da verificare prima di scegliere
Questi sistemi si assomigliano nella pagina di presentazione e si dividono all’uso. Sette domande bastano a distinguerli, e sono le stesse per qualunque fornitore guardiate.
La prima decide quasi tutto: il cliente deve installare qualcosa. Una fila di mezzogiorno non installa un’applicazione, quindi un sistema che la richiede perde metà della sala alla prima prova. La seconda viene subito dopo: su cosa viaggia l’avviso. Un SMS si paga a messaggio e prima o poi compare come costo variabile in contabilità; una pagina web che suona non si paga affatto.
Poi vengono le domande di servizio. Si vede che l’avviso è arrivato, o si chiama nel vuoto. Si può far suonare di nuovo senza rifare l’ordine. Che cosa fa il sistema con un cliente senza smartphone, sapendo che l’unica risposta sostenibile è un numero dato a mano, nella stessa lista. E il cliente legge la sua pagina nella sua lingua, perché un turista che non capisce lo schermo torna a chiedere al bancone.
La settima è quella che si dimentica e poi si rimpiange: a chi appartengono i contatti che i vostri clienti lasciano. Un sistema che li raccoglie deve restituirveli, con il consenso del cliente, in una forma che potete portare altrove.
- Il cliente installa un’app, oppure basta il browser.
- Su cosa viaggia l’avviso: pagina web, SMS a pagamento, notifica.
- Vedete se il cliente ha visto l’avviso.
- Potete farlo suonare di nuovo con un tocco.
- Come viene trattato il cliente senza smartphone.
- In quali lingue il cliente legge davvero la sua pagina.
- Potete esportare l’archivio clienti, e in quale formato.
Le stesse sette domande a ogni fornitore
- qualcosa da installare dal lato cliente, sì o no
- su quale canale parte l’avviso, e quanto costa a pezzo
- la conferma di lettura dell’avviso, visibile al bancone
- il secondo squillo senza rifare l’ordine
- la soluzione per il cliente senza smartphone
- le lingue davvero mostrate al cliente
- l’esportazione dell’archivio clienti e il suo formato
Cosa ci guadagna la sala, e cosa no
Il primo effetto si vede in un’ora: il metro davanti alla cassa si svuota. Chi ha pagato si siede, e la fila che resta è quella di chi vuole ordinare, cioè quella che vi fa incassare. Il passante che prima vedeva un capannello ora vede una sala piena, e sono due segnali molto diversi.
Il secondo è per il personale. Nessuno risponde più alla domanda se è quasi pronto, perché la risposta è sullo schermo del cliente. Nessuno chiama un nome, quindi nessuno lo ripete. E un ordine pronto ma non visto appare sul tabellone, invece di raffreddarsi per un motivo che non scoprirete mai.
Il terzo sorprende: la fila diventa una lista che potete rileggere. Ogni cliente che inquadra lascia i suoi contatti, con la casella delle promozioni spuntata da lui. Il tabellone segnala gli abituali, propone la recensione Google al momento giusto, e una ruota dei premi può occupare l’attesa. Una fila gestita con i dischi o a voce non lascia nulla dietro di sé.
Resta quello che non cambia, e conviene saperlo prima: la cucina non diventa più rapida, una sala interrata senza copertura mobile resta una sala senza copertura, e qualcuno deve proporre la scansione in cassa, nella stessa frase, quaranta volte all’ora. È quella frase, non la tecnologia, che decide se la coda si riempie.
Prima: la fila in piedi
- Chi ha pagato blocca chi vuole ordinare.
- Il personale risponde dieci volte alla stessa domanda.
- Un nome chiamato si perde e il piatto si raffredda.
- Cento clienti a pranzo, e domani non resta niente.
Dopo: la coda virtuale
- La fila che resta è fatta di clienti che ordinano.
- La posizione appare in diretta sulla pagina del cliente.
- L’avviso suona, vibra e risuona con un tocco.
- Gli abituali sono segnalati alla scansione successiva.
Aprire la vostra questa settimana
La messa in opera richiede una ventina di minuti, e la maggior parte se ne va per stampare la locandina e trovarle un posto sensato, ad altezza d’occhi, dove il cliente si fermi già. Create la pagina con il nome del locale e il logo, il QR code esiste subito, e potete chiamare un primo cliente prima della fine del servizio.
Se avete già i dischi, tenete i due sistemi in parallelo per una settimana: locandina accanto alla rastrelliera, e lasciate scegliere i clienti. Dopo sette giorni avete un numero vostro, la quota di clienti che ha preso il proprio telefono, e vale più di qualsiasi argomento.
Una coda virtuale non si giudica quindi su una dimostrazione, ma su un servizio vero: il bancone era libero nell’ora di punta, e quanti clienti sono stati richiamati senza che nessuno alzasse la voce. Entrambe le cose si misurano il primo sabato.
- Create la pagina: nome del locale, logo, e il QR code è pronto.
- Stampate la locandina e mettetela dove il cliente si ferma a pagare.
- Scrivete la frase di cassa su una riga, e tenetela.
- Dopo una settimana contate chi ha inquadrato, e decidete su quel numero.
Domande frequenti
Che cos’è una coda virtuale in un ristorante?
Una fila in cui il turno è tenuto dal sistema e non dal cliente che ci sta dentro. Prende il numero, in genere inquadrando un QR code, aspetta dove vuole ed è chiamato sul telefono quando l’ordine è pronto. L’ordine di arrivo resta identico.
Che differenza c’è con una lista d’attesa per i tavoli?
La lista d’attesa gestisce gruppi che aspettano di sedersi, dove conta quante persone sono e l’ordine non è rigido. Una coda di bancone gestisce ordini in ordine di arrivo, dove il rischio è il piatto che si raffredda invece del gruppo che se ne va.
Il cliente deve installare un’applicazione?
No. Inquadra il QR code con la fotocamera e tiene la pagina aperta: suona, vibra e mostra il suo numero quando toccate pronto. Tocca una volta un pulsante per autorizzare il suono, perché nessun browser emette audio senza un gesto del visitatore.
Il cliente riceve un SMS?
Con Bipresto no. L’avviso è la pagina web lasciata aperta, che suona e vibra, quindi non c’è nulla da pagare per cliente avvisato. Alcuni sistemi concorrenti usano gli SMS: in quel caso chiedete il prezzo per cliente, non il prezzo del mese.
Funziona in un food court?
Sì, ed è dove l’hardware fa più fatica. Su un banco in una galleria condivisa non c’è spazio per una base di ricarica, e un cliente che ha ordinato a due banconi porta due numeri su un telefono invece di due dischi in mano.
E un cliente senza smartphone?
Gli date un numero dal vostro schermo e lo chiamate a voce, esattamente come prima. Il suo ordine entra nella stessa lista, quindi il personale non tiene mai due sistemi insieme.
Quanti clienti possono aspettare nello stesso momento?
Non c’è un tetto, perché il ricevitore è il telefono di ogni cliente. Con i dischi la sala d’attesa si fermava al numero di pezzi comprati, e il cliente successivo tornava in fila al bancone.
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